بررسی مزایای مدیریت مناسب زمان
اهمیت مدیریت زمان
یادگیری این مهارت برای افرادی که هدفی دارند و نمی‌خواهند عمرشان تلف شود بسیار مهم و حائز اهمیت است. کسانی که سعی دارند از آن‌ها به عنوان افراد موفق یاد شود به خوبی می‌دانند که باید از زمان‌شان نهایت استفاده را داشته باشند. در یک کلام اگر بخواهیم اهمیت این مهارت را بگوییم می‌توانیم این گونه تفسیر کنیم که موفقیت ما در گرو یادگیری مهارت کنترل زمان است، زیرا این مهارت در برگیرنده بسیاری از مهارت‌های دیگری است که همه در جهت رشد فردی ما و رسیدن به موفقیت نیاز است.
چرا دچار کمبود زمان می‌شویم؟
نداشتن 13 مورد زیر دلیل بر نداشتن مدیریت بر زمان است و کسب آن‌ها نیز به خودی خود تکنیکی جهت افزایش این مهارت به شمار می‌روند.
مهارت کنترل کردن زمان یک مهارت عام وکلی است که در برگیرنده چندین مهارت و تکنیک است. یعنی همه مسائل رشد فردی، به نحوی مرتبط با بهبود این مهارت در وجود شماست.
- ورزش نکردن
- رویاهای بزرگ و غیرواقعی
- ضعف درمهارت تصمیم‌گیری
- ضعف در تفویض اختیار
- ضعف در مهارت حل مسئله و مشکل
- تمرکز همزمان روی چندکار
- کمال‌گرایی یا کامل‌گرایی
- استراحت نداشتن بین کارها
- نداشتن فهرست روزانه
- نداشتن انگیزه
- ضعف درنه گفتن
- اشتباه در اولویت‌بندی
- تنبلی و اهمال‌کاری
تکنیک های مدیریت زمان
1- مرتب باشید.
2- کارها را دسته بندی کنید.
3- قانون 20/80 را دنبال کنید.
4- هرشب کارهای روز بعد را لیست کنید.
5- ازتکنولوژی استفاده کنید.
6- کارها را ازهم تفکیک وبراساس اولویت، طبقه بندی نمایید.
7- برنامه ریزی کنید.
مدیریت زمان در کار
زمان خود را تقسیم بندی کنید.
برنامه زمانی خود را واقع بینانه بچینید.
از سارقان زمان دوری کنید.
پرحرف نباشید.
منظم باشید.
مالک درونی کار باشید.
مدیریت زمان های مرده
چطور زمان‌های مرده را پیدا کنیم؟
سوالات زیر را به خودتان پاسخ دهید:
چقدر از ساعات شبانه‌روز خود را صرف صحبت‌های بی‌فایده با تلفن و موبایل و ارسال و دریافت پیامک‌های مختلف و گوش‌دادن به مکالمات غیرضروری می‌کنید؟
چقدر از ساعات ارزشمند شبانه روز خود را صرف تماشای فیلم‌ها و تبلیغات تلویزیونی و فیلم‌های ویدیوئی می‌کنید که اگر آن ها را هم نبینید، اتفاق خاصی در زندگی شما رخ نمی‌دهد؟
چقدر از وقت شما در ترافیک و رفت و آمد و خرید و… از بین می‌رود؟
آیا در اتاق تنها و یا در سالن مطالعه می‌کنید؟
چقدر وسایل اطراف ذهن‌تان را درگیر و وقت شما را تلف می‌کند؟
چقدر در مباحث غیرضروری خانواده، خود را دخالت می‌دهید؟
یک انسان سالم به 8 ساعت خواب در شبانه‌روز نیاز دارد، این نیاز غیرقابل انکار است و اگر کسی از خواب امروز خود بزند فردا خسته وکم انرژی خواهد بود و در روزهای بعدی باید به شکلی با اضافه خواب، کسری خواب خود را جبران کند. از سوی دیگر خواب زیاد نیز موجب کسالت و بی حالی می شود. سؤال این است که در طول هفته چقدر اضافه خواب دارید؟
اگر همیشه وقت کم می اورید و به کارهایتان نمی‌رسید، این سوالات تلنگر خوبی است تا عادات زمان‌گیر خود را پیدا کنید و با مدیریت آن‌ها زمان بخرید و به کارهای خود رسیدگی کنید.
بررسی مزایای مدیریت مناسب زمان
پیش از بررسی مزایای مدیریت مناسب زمان، بهتر است ابتدا با تعریف مدیریت زمان آشنا شویم و منظور خود از مدیریت زمان را دقیق‌تر بررسی کنیم.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان فرآیند برنامه‌ریزی و کنترل میزان زمانی است که برای فعالیت خاصی صرف می‌شود. مدیریت زمان خوب فرد را قادر می‌سازد تا در مدت زمان کوتاه‌تری، کارهای بیشتری را انجام دهد. همچنین باعث کاهش استرس و منجر به موفقیت شغلی می‌شود.
مزایای مدیریت زمان
مدیریت زمان مزایای زیادی دارد و توانایی مدیریت موثر زمان مهم است. مدیریت خوب زمان منجر به بهبود کارایی و بهره‌وری، استرس کمتر و موفقیت بیشتر در زندگی می‌شود. در اینجا برخی از مزایای مدیریت مؤثر زمان آورده شده است:
1. کاهش استرس
ایجاد و پیروی از یک برنامه‌ی کاری، اضطراب را کاهش می‌دهد. همان‌طور که موارد موجود در لیست «کارهای» خود را بررسی می‌کنید، می‌توانید شاهد پیشرفت ملموس خود باشید. این به شما کمک می‌کند تا برای انجام کارها دچار استرس و نگرانی نشوید.
2. در اختیار داشتن زمان بیشتر
یک مدیریت زمان خوب به شما این امکان را می‌دهد تا زمان بیشتری در زندگی روزمره در اختیار داشته باشید. افرادی که می‌توانند زمان را به طور موثر مدیریت کنند، از داشتن زمان بیشتری برای صرف سرگرمی‌ها یا سایر فعالیت‌های شخصی لذت می‌برند.
3. فرصت‌های بیشتر
مدیریت زمان به خوبی منجر به فرصت‌های بیشتر و اتلاف زمان کمتر برای فعالیت‌های بی‌اهمیت می‌شود. مهارت‌های خوب مدیریت زمان، یک ویژگی کلیدی است که افراد به دنبال آن هستند. توانایی اولویت‌بندی و زمان‌بندی کار برای هر فردی، بسیار مطلوب است.
4. توانایی تحقق اهداف
افرادی که مدیریت زمان را خوب انجام می‌دهند، به نحو مطلوب‌تری توانایی تحقق اهداف و مقاصد خود را دارند. آن‌ها این کار را در مدت زمان کوتاه‌تری انجام می‌دهند.
مدیریت مؤثر زمان
پس از در نظر گرفتن مزایای مدیریت زمان، بیایید به چند روش برای مدیریت موثر زمان نگاه کنیم:
1. اهداف را به درستی تعیین کنید
اهدافی را تعیین کنید که قابل دستیابی و اندازگیری باشند. هنگام تعیین اهداف از روش SMART (Specific به معنای معین، Measurable به معنای قابل اندازه‌گیری، Assignable به معنای دست‌یافتنی و Realistic به معنای واقع بینانه) استفاده کنید. در اصل، مطمئن شوید که اهدافی که تعیین می‌کنید خاص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و به موقع هستند. برای آشنایی بیشتر مقاله‌ی روش SMART را بخوانید.
2. عاقلانه اولویت‌بندی کنید
وظایف را بر اساس اهمیت و فوریت اولویت بندی کنید. به عنوان مثال، به وظایف روزانه خود نگاه کنید و تعیین کنید که عبارتند از:
مهم و فوری: این کارها را فوراً انجام دهید.
مهم اما فوری نیست: تصمیم بگیرید که چه زمانی این وظایف را انجام دهید.
فوری اما مهم نیست: در صورت امکان این وظایف را محول کنید.
فوری و مهم نیست: این موارد را کنار بگذارید تا بعداً انجام دهید.
3. محدودیت زمانی برای تکمیل یک کار تعیین کنید
تعیین محدودیت‌های زمانی برای تکمیل وظایف به شما کمک می‌کند تمرکز و کارایی بیشتری داشته باشید. تصمیم‌گیری در مورد زمان مورد نیاز برای هر کار نیز می‌تواند به شما کمک کند تا مشکلات احتمالی را قبل از بروز آن‌ها تشخیص دهید. به این ترتیب می‌توانید برای مقابله با آن‌ها برنامه‌ریزی کنید.
به عنوان مثال، فرض کنید برای یک جلسه باید پنج مقاله انتقادی را به موقع بنویسید. با این حال، متوجه می‌شوید که فقط می‌توانید چهار مورد از آن‌ها را در مدت زمان باقی‌مانده قبل از جلسه انجام دهید. اگر از قبل از این واقعیت آگاه شده باشید، ممکن است بتوانید به راحتی نوشتن یکی از نظرات را به شخص دیگری واگذار کنید. با این حال، اگر از قبل به خود زحمت نداده بودید که وظایف خود را بررسی کنید، ممکن بود تا یک ساعت قبل از جلسه متوجه مشکل زمانی خود نشده باشید. در این شرایط، یافتن کسی که یکی از بررسی‌ها را به او محول کنید، بسیار دشوارتر است، و برای آن‌ها نیز سخت‌تر است که این وظیفه را در روز خود جای دهد.
4. بین کارها استراحت کنید
هنگامی که بسیاری از کارها را بدون استراحت انجام می‌دهید، حفظ تمرکز و انگیزه سخت‌تر است. بین کارها کمی استراحت کنید تا سرحال شوید. پیاده‌روی کوتاه یا مدیتیشن را در نظر بگیرید.
5. خود را سازماندهی کنید
از تقویم خود برای مدیریت طولانی مدت زمان استفاده کنید. فوریت‌های پروژه‌ها یا کارهایی را که بخشی از تکمیل کل پروژه هستند، بنویسید. به این فکر کنید که چه روزهایی برای اختصاص دادن به کارهای خاص بهتر است. برای مثال، ممکن است لازم باشد در روزی که می‌دانید مدیر مالی شرکت در دسترس است، جلسه‌ای برای بحث در مورد جریان نقدی برنامه‌ریزی کنید.
6. وظایف/ فعالیت‌های غیر ضروری را حذف کنید
مهم است که فعالیت ها یا وظایف اضافی را حذف کنید. تعیین کنید چه چیزی مهم است و چه چیزی ارزش وقت گذاشتن را دارد. حذف کارها و یا فعالیت‌های غیر ضروری، زمان بیشتری را برای صرف کارهای واقعأ مهم آزاد می‌کند.
7. از قبل برنامه‌ریزی کنید
هر روز را با یک ایده‌ی روشن و از قبل برنامه‌ریزی شده، شروع کنید. در نظر داشته باشید که این عادت را در پایان هر روز کاری، ادامه دهید و لیست «کارهای» خود را برای روز کاری بعدی بنویسید. به این ترتیب می‌توانید صبح روز بعد، به سرعت دست به کار شوید.
پیامدهای مدیریت ضعیف زمان
بیایید عواقب مدیریت ضعیف زمان را نیز در نظر بگیریم.
1. بهره‌وری ضعیف
ناتوانی در برنامه‌ریزی از قبل و پایبندی به اهداف به معنای بهره‌وری ضعیف است. به عنوان مثال، اگر چندین کار مهم برای تکمیل وجود داشته باشد، یک برنامه‌ی مؤثر این است که وظایف مرتبط را با هم یا به صورت متوالی تکمیل کنید. با این حال، اگر از قبل برنامه‌ریزی نکنید، ممکن است مجبور شوید در انجام کار خود به عقب و جلو بپرید، یا به عقب برگردید. که منجر به کاهش کارایی و بهره وری پایین‌تر می‌شود.
2. اتلاف زمان
مدیریت ضعیف زمان منجر به اتلاف زمان می‌شود. به عنوان مثال، با صحبت با دوستان در شبکه‌های اجتماعی در حین انجام یک تکلیف، حواس خود را پرت می‌کنید و زمان را تلف می‌کنید.
3. از دست دادن کنترل بر روی زندگی
با ندانستن وظیفه‌ی بعدی، کنترل زندگی خود را از دست می‌دهید. نداشتن کنترل بر روی زندگی می‌تواند منجر به سطوح بالاتر استرس و اضطراب شود.
4. کیفیت پایین کار
مدیریت ضعیف زمان معمولاً کیفیت کار شما را تحت تأثیر قرار می‌دهد. به عنوان مثال، عجله برای انجام وظایف در آخرین لحظه معمولاً کیفیت را به خطر می‌اندازد.
5. عدم توانایی به موقع انجام دادن وظایف
اگر مشتریان یا کارفرمای شما نتوانند برای انجام به موقع وظایف روی شما حساب کنند، انتظارات و تصورات آن‌ها از شما تحت تاثیر قرار می‌گیرد. اگر مشتری نتواند برای انجام کاری به موقع به شما تکیه کند، احتمالأ تجارت خود را به جای دیگری خواهند برد.
سلام خسته نباشید .مطالب عالی و کاربردی
سلام آقای رنجبران..
تشکر، نظر لطف شماست..
با عرض سلام و خسته نباشید.ممنون از مطالب مفیدتون..بسیار عالی بود
سلام ضمن خسته نباشید تشکر بابت اطلاعاتی که به اشتراک میگذارید
سلام سپاس بسیار آموزنده بود
سلام.خداقوت استفاده کردم
خیلی مطلب کاربردی بود واقعا توی این دوره که حجم کارا زیاد شده و مشغله ها، خیلی خوبه که مهارت مدیریت زمان را بلد باشه