فصل پنجم- تکالیف مؤدیان در خصوص نگه‌داری دفاتر و یا اسناد و مدارک​

تکالیف مودیان در خصوص نگهداری دفاتر و یا اسناد و مدارک

مؤدیان مالیاتی از تکالیفی به منظور نگه‌داری و ثبت دفات، اسناد و مدارک برخوردار هستند. در ادامه به مهم‌ترین مواد و مقررات اشاره می‌شود.

ماده ۶: مقررات مربوط به روش‌های نگه‌داری دفاتر و اسناد و مدارک

الف) صاحبان مشاغلی که در گروه اول قرار می‌گیرند (مشاهده‌ی انواع گروه‌های مالیاتی) و کلیه اشخاص حقوقی مکلف به نگه‌داری دفاتر روزنامه و کل یا سایر دفاتر حسب مورد مورد دستی یا ماشینی (مکانیزه – الکترونیکی) متکی به اسناد و مدارک با رعایت موارد زیر می‌با‌شند :

۱- رویدادهای مالی باید بر اساس استانداردهای حسابداری و روزنامه به ترتیب تاریخ وقوع در دفاتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل گردد.

۲- مؤدیانی که دفاتر دستی نگه‌داری می نمایند، مکلف‌اند برای هر سال مالیاتی فقط از دفاتری که طی سال مالیاتی قبل نزد مراجع قانونی ذی‌ربط ثبت شده استفاده نمایند. در مواردی که دفاتر ثبت شده‌ی مذکور در هر سال برای ثبت عملیات مالی مؤدیان تا پایان سال مالیاتی کفایت ننماید، مجاز به استفاده از دفاتر ثبت‌شده طی همان سال می‌باشند.

۳- مؤدیان برای استفاده از سیستم الکترونیکی (نرم‌افزار) جهت ثبت رویدادهای مالی خود مکلفند از نرم‌افزارهای مورد قبول که دارای ویژگی‌ها ، معیارها و ضوابط اعلامی سازمان باشد استفاده نمایند. سازمان موظف است ویژگی‌ها ، معیارها و ضوابطی را که نرم‌افزار باید دارا باشد اعلان عمومی کند.

 استفاده از نرم افزارهای قبلی به مدت سه سال پس از لازم الاجراء شدن اصلاحیه قانون (۰۱ /۰۱/ ۱۳۹۵) مجاز خواهد بود . استفاده از نرم افزارهای مذکور بعد از مهلت فوق الذکر منوط به مطابقت آن با ویژگی ها ، معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان است .

1-3- مؤدیان مکلفند تا قبل از مطابقت نرم‌افزار مورد استفاده با ویژگی‌ها، معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان، حداقل ماهی یک بار خلاصه عملیات داده شده به ماشین‌های الکترونیکی را در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل کنند.

در اجرای این بند، سازمان می‌تواند به منظور بررسی انجام وظایف محوله از ظرفیت علمی و تخصصی اشخاص حقوقی دولتی و غیر دولتی استفاده نماید.

۴- نگه‌داری دفتر روزنامه واحد برای ثبت کلیه عملیات و یا دفاتر روزنامه متعدد برای هر بخش از عملیات مجاز است.

۵- اشتباه در شماره‌گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از ثبت دفاتر در مراجع قانونی ذی‌ربط در صورت احراز، خللی به اعتبار دفاتر وارد نخواهد کرد.

۶- نوشتن دفاتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است (مانند مواد گرافیت) در دفاتر دستی ممنوع است.

۷-دفاتر و اسناد حسابداری می‌باید بر اساس واحد پول رایج کشور و همچنین به زبان فارسی تحریر گردد.

۸- در مواردی که دفاتر موضوع این آیین‌نامه توسط مقامات قضائی یا سایر مراجع قانونی و یا به عللی خارج از اختیار مؤدی از دسترس مؤدی خارج شود، صاحب دفاتر می‌باید از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف دو ماه دفاتر جدید ثبت و عملیات آن مدت را در دفاتر جدید تحریر کند و تأخیر تحریر عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد .

۹- تأخیر تحریر دفاتر در مورد اشخاص حقوقی جدیدالتأسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا دو ماه مجاز خواهد بود .

۱۰- اشخاصی که دارای شعبه هستند مکلفند با توجه به روش‌های حسابداری مورد عمل، خلاصه عملیات شعبه یا شعب خود را در صورتی که دارای دفاتر ثبت شده باشند، حداقل سالی یک بار (تا قبل از بستن حساب‌ها) و در غیر این صورت عملیات هر ماه را تا پایان ماه بعد در دفاتر مرکز ثبت کنند.

۱۱- ثبت دفاتر، ضمن سال مالی (مربوط به همان سال مالی) مشروط بر این که تا تاریخ ثبت هیچ‌گونه فعالیت مالی و پولی صورت نگرفته باشد، مجاز است.

۱۲- ارائه دفاتر سفید و نانویس در حکم عدم ارائه دفاتر محسوب می‌شود.

۱۳- مؤدیان مکلف به نگه‌داری دفاتر، باید نسبت به نگه‌داری دفاتر، اسناد و مدارک اقدام و در صورت درخواست اداره امور مالیاتی، ارائه نمایند . در مورد نگه‌داری دفاتر، اسناد و مدارک به صورت ماشینی، اطلاعات باید به همان قالبی (فرمتی) که تولید، ارسال یا دریافت شده نگهداری شود.

ب – صاحبان مشاغلی که در گروه دوم قرار می گیرند مکلفند برای هر سال مالیاتی اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود از قبیل اسناد درآمدی فروش کالا یا ارائه خدمات و سایر درآمد ها و اسناد خرید کالا ، خدمات و دارایی و سایر اسناد هزینه های انجام شده را به تفکیک و به ترتیب تاریخ وقوع هر یک از رویدادهای مالی ، نگهداری و صورت درآمد و هزینه خود را به صورت ماهانه و سالانه در چهارچوب فرم های مربوط تنظیم نمایند .

تکلیف مشاغل مالی گروه دوم

صاحبان مشاغلی که در گروه دوم قرار می‌گیرند مکلفند برای هر سال مالیاتی اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود از قبیل اسناد درآمدی فروش کالا یا ارائه خدمات و سایر درآمدها و اسناد خرید کالا، خدمات و دارایی و سایر اسناد هزینه‌های انجام شده را به تفکیک و به ترتیب تاریخ وقوع هر یک از رویدادهای مالی، نگهداری و صورت درآمد و هزینه خود را به صورت ماهانه و سالانه در چهارچوب فرم‌های مربوط تنظیم نمایند.

نکات مهم

فرم های مربوط به این گروه عبارتند از:
الف – صورت درآمد و هزینه ماهیانه مودیان گروه دوم: در این فرم ریز درآمد و هزینه مودی در هر ماه درج می‌شود.

ب – صورت درآمد و هزینه ماهیانه مودیان گروه دوم: اعداد مربوط به ستون جمع “صورت درآمد و هزبنه ماهیانه” به این فرم انتقال می‌یابد.

پ – صاحبان مشاغلی که در گروه سوم قرار می‌گیرند مکلفند برای هر سال مالیاتی اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود از قبیل اسناد درآمدی فروش کالا یا ارائه خدمات و سایر درآمدها و اسناد خرید کالا و خدمات و سایر اسناد هزینه های انجام شده را نگهداری و خلاصه درآمد و هرینه سالانه خود را به شرح فرم ”خلاصه درآمد و هزینه سالانه مودیان گروه سوم” تنظیم نمایند.

ت – مودیانی که رویدادهای مالی خود را به صورت ماشینی (مکانیزه – الکترونیکی) ثبت و نگه‌داری می‌نمایند (به استثنای مؤدیان گروه اول) نیازی به ارائه دفاتر به صورت دستی ندارند. نگه‌داری اسناد و مدارک حساب به صورت ماشینی یا دستی الزامی است.